Zadania: planuj, zarządzaj i analizuj

  • Planuj zadania do wykonania i rejestruj aktywności poszczególnych użytkowników. Dziel je na typy, aby usprawnić organizację oraz zyskać szczegółowe raporty.
  • Użytkownicy mogą delegować zadania do współpracowników, a później monitorować ich realizację.
  • Zadania mogą być powiązane np. z kontrahentem, konkretną transakcją czy zleceniem serwisowym. W efekcie można je analizować kontekstowo, np. ile telefonów czy spotkań wymagało sfinalizowanie transakcji, czy poświęcony czas był opłacalny.
  • Dzięki elastyczności systemu bs4 core możemy definiować w systemie dowolne typy zadań dopasowane do potrzeb organizacyjnych i analitycznych w Twojej firmie. Poza standardowymi polami do wypełnienia możemy dodawać spersonalizowane rubryki, ustalać uprawnienia do ich wypełniania, ustawiać je jako wymagane, czy uzależniać ich widoczność od danych wpisanych w innych polach.
  • Kopiuj zadania, zlecaj je do wielu wykonawców, dodawaj obserwatorów (osoby, które będą otrzymywać powiadomienia związane z danym zadaniem).
  • Rezerwuj zasoby do zadań, np. salę konferencyjną, czy samochód - zarządzanie takimi zasobami staje się niezwykle proste! Z łatwością sprawdzisz, kiedy są dostępne i z jakimi zadaniami powiązane są rezerwacje.
  • W systemie bs4 zadania łącznie z zarejestrowanymi zdarzeniami (niezaplanowanymi zadaniami) znajdują się w zakładce Aktywności.

Przykładowe rodzaje zadań w bs4 core

  • Telefon wychodzący
  • Telefon przychodzący
  • Wizyta u klienta
  • Spotkanie w firmie
  • Analiza wymagań klienta
  • Inspekcja obiektu
  • Dowolne inne

Jakie zalety ma rozbicie zadań na rodzaje?

  • Przyspiesza wprowadzanie danych
  • Pozwala różnicować kartotekę kontrahenta
  • Zapewnia statystyki ilości aktywności według rodzajów
  • Usprawnia filtrowanie danych
  • Pozwala różnicować uprawnienia

Powiązania zadań

Z każdą planowaną lub rejestrowaną aktywnością może być powiązany konkretny kontrahent, osoba kontrahenta, użytkownik programu bs4 (jako wykonawca zadania lub rejestrujący aktywność). Można definiować także inne powiązania np. do transakcji, zlecenia serwisowego, projektu itp.

W efekcie zapisane aktywności pojawiają się nie tylko w głównym zestawieniu i w kalendarzach zadań wykonawców, ale także w zestawieniach aktywności w poszczególnych kartotekach (kontrahenta, transakcji, dostawy itp.), więc zyskujesz możliwość kontekstowego przeglądania zadań realnie wykonywanych w firmie. To narzędzie o ogromnym potencjale analitycznym.

Indywidualne pola opisujące zadania

Dla każdego typu zadania można zdefiniować różne dane wejściowe: własne pola wyboru, daty, opisowe. Przykładowo dla aktywności „Wizyta handlowa” program może wyświetlać pole na wskazanie efektu wizyty z listy możliwych rezultatów.

Korzystając z triggerów można uzależnić wyświetlanie lub edycję pól od rodzaju aktywności, statusu itp. Przykładowo dla typu zadania ‘Spotkanie z klientem’ mamy pole ‘Czy przyjęto zamówienie’ i w momencie wybierania opcji ‘Tak’, na formularzu pojawiają się nowe pola np. do dodania pozycji zamówienia, czy wgrania umowy.

Pola do wypełnienia w formularzu zadania mogą być dowolne – nasz system umożliwia pełne dostosowanie do potrzeb Twojej firmy. Możemy dodawać spersonalizowane pola do wypełnienia, wymagać ich uzupełnienia przed przejściem dalej, a także uzależniać ich widoczność od danych wypełnionych w innych polach. Pełna dowolność w dopasowaniu systemu, sprawia, że użytkownicy nie będą nigdy wypełniać niepotrzebnych pól, system będzie dopasowany do nich, a nie na odwrót. Co więcej, uprawnienia do pól, wymaganie ich wypełnienia, czy uzależnianie widoczności od innych, to świetne sposoby na eliminację wielu ludzkich błędów.

Pliki powiązane z zadaniami

Do zadań można podpinać pliki, np. z gotową ofertą czy inną formą wykonanego zadania. Dzięki temu w przyszłości łatwo je odszukać. Wszystkie pliki trafiają do centralnego repozytorium plików.

Wielu wykonawców zadania

W zadaniu można wskazać jednego lub wielu wykonawców, a także inne osoby związane z aktywnością, np. obserwatorów do powiadomień, co jest świetnym i prostym rozwiązaniem na monitorowanie oddelegowanych zadań.

Całodniowe zadania, kalendarze, zmiana terminu

Zadania mogą być całodniowe lub ze wskazaniem konkretnej godziny wykonania i czasem trwania.

Łącznie z historycznymi aktywnościami można przeglądać je w kalendarzu (dla jednej osoby) lub w terminarzu (z rozbiciem np. na wykonawców).

Powtarzalne zadania i kopiowanie ich dla innych członków zespołu

W bs4 core hurtowo zlecisz kolejne, identyczne zadania na kolejne okresy – co określoną liczbę dni lub miesięcy.

Możesz kopiować zadania dla innych wykonawców – np. kierownik działu może takie same zadania (np. telefony, spotkania) zlecić wszystkim handlowcom w zespole.

Rezerwacje zasobów

W powiązaniu do zadań zarezerwujesz zasoby firmowe np. salę konferencyjną, auto służbowe, projektor. Z poziomu kartoteki konkretnego zasobu sprawdzisz nie tylko jego dostępność, ale także powiązanie rezerwacji z konkretnym zadaniem. Program domyślnie zleca rezerwację w terminie takim samym, w jakim ma trwać zaplanowana aktywność.