Zarządzanie nieobecnościami

System bs4 core obejmuje zarządzanie nieobecnościami i urlopami oraz ich planowanie. Każdy może mieć szybki wgląd do kalendarza urlopów, swoich wykorzystanych i dostępnych dni urlopowych oraz informacji o nieobecności współpracowników – zawsze wiemy kiedy, kogo i dlaczego nie ma. Możemy względem tych informacji ustalać reguły zastępstw i przekazywania zadań.

Rodzaje urlopów

W trakcie wdrożenia definiujemy i konfigurujemy rodzaje urlopów, zgodnie z wymaganiami Twojej firmy, np.:

Dla każdego wskazujemy, czy jest limitowany i jaka jest domyślna granica roczna. Możemy zaimplementować indywidualne ograniczenia. Użytkownicy mają dostęp do bieżącej informacji o niewykorzystanych dniach wolnych.

Umożliwiamy wprowadzanie nie tylko całodniowych nieobecności, ale także częściowych, np. połowa czy ćwierć dnia.

Wnioski urlopowe

W systemie bs4 core użytkownicy mają dostęp do formularza służącego do składania wniosków urlopowych. Określają w nim rodzaj urlopu, termin, opcjonalnie uzasadnienie i zastępstwo (takie dane mogą też być wymagane). Następnie e-dokument trafia do osoby uprawnionej do jego akceptacji. W zależności od konfiguracji systemu może to być jedna osoba lub więcej, konkretny użytkownik albo bezpośredni przełożony.

Jeśli wniosek o urlop składa osoba uprawniona do ich akceptacji, jej prośba jest automatycznie zatwierdzana. Jednak w procesie konfiguracji możemy ustalać szczegółową hierarchię akceptacji wniosków urlopowych.

Wszystkie urlopy (zatwierdzone oraz oczekujące) są widoczne w dedykowanym graficznym kalendarzu (z oznaczeniem, na jakim są etapie) oraz w kalendarzach zadań poszczególnych użytkowników.

Zadania w kontekście urlopów

Oferujemy szerokie możliwości konfiguracji zlecania i zarządzania zadaniami w kontekście urlopów. Możemy blokować dodawanie użytkownikom zadań na dni, w których mają urlopy. Jeśli zadanie zostało przydzielone wcześniej (przed złożeniem wniosku urlopowego), system może je zignorować albo poinformować osobę zlecającą. Możemy również wyznaczać zastępstwo za daną osobę, aby zadania nieobecnego pracownika automatycznie trafiały do zastępcy.

W przypadku zadań związanych np. z delegacją, od razu przy formularzu zlecenia ich, można włączyć nieobecność na dany dzień. Jeśli jest to kilka dni, na każdy z nich generowany jest osobny wniosek urlopowy. Każda zmiana lub usunięcie takiego zadania, wprowadzi automatycznie adekwatne modyfikacje we wnioskach urlopowych.

Kalendarze dostępności

Umożliwiamy konfigurację kalendarzy dostępności, w których określa się, w jakie dni tygodnia oraz w jakich godzinach, pracuje się według danego kalendarza (np. czy pracujemy w soboty, niedziele). Możemy określać również dni wolne od pracy, np. święta. Tak zdefiniowane kalendarze są przypisywane do konkretnych użytkowników, aby budować pełen obraz harmonogramu pracy.