Mniej klientów? Więcej czasu!
Spowolnienie w biznesie, kryzys gospodarczy, zmiany regulacji na rynku czy wzrost konkurencji w Twojej branży może oznaczać trudne i często nieoczekiwane zmiany. Jeżeli doświadczasz lub spodziewasz się spowolnienia w biznesie, to zawalcz, aby Twoja firma była tą, która wyjdzie z tej sytuacji obronną ręką! Pamiętaj, że konkurencja nie będzie czekać z założonymi rękami. Może warto podążać za największymi tego świata, którzy twierdzą, że kryzys to czas na najlepsze inwestycje?
Pierwszym krokiem jest dokładne przemyślenie i analiza potrzeb Twojego przedsiębiorstwa, identyfikacja obszarów, które wymagają optymalizacji. Bez cyfryzacji zostaniesz daleko za konkurencją – wykorzystywanie dobrego oprogramowania, które będzie działać na Twoją korzyść, staje się standardem. Jednak najpierw dobrze przemyśl korzyści płynące z inwestycji. Musisz mieć pewność, że jest to rozwiązanie, które będzie realnie wspierać działanie firmy i pozostanie rentowne w dłuższej perspektywie. Jak dokonać dobrego wyboru? Zwróć uwagę na kilka kluczowych spraw, które omówimy szczegółowo poniżej:
- kwestię automatyzacji działań,
- temat cięcia kosztów i zabezpieczenia dorobku firmy,
- wybór nowoczesnego, tańszego w utrzymaniu oprogramowania.
Wykorzystaj spowolnienie, aby usprawnić firmę i być w najlepszej formie, kiedy sprzedaż zacznie znowu rosnąć!
Automatyzacja – szybka i efektywna reakcja na zmiany w sytuacji kryzysowej
Niektórzy mawiają, że w każdym kryzysie jest ukryta szansa. Aby przetrwać impas, firmy muszą szybko reagować i podejmować odpowiednie kroki. Jednym z nich jest automatyzacja działań. To nic innego, jak proces wprowadzania technologii i narzędzi informatycznych w celu usprawnienia i udoskonalenia codziennych procesów biznesowych.
Od dłuższego czasu wszyscy obserwujemy zmieniającą się sytuację: marże są coraz niższe, a klienci w coraz większym stopniu sami obsługują się dzięki e-commerce – kupują bezpośrednio w sieci i radzą sobie z parametryzowaniem nawet tych bardziej zaawansowanych produktów. A wszystko to dzięki platformom internetowym i aplikacjom mobilnym. Pośrednik przestaje być potrzebny. W tym momencie znaczenia nabiera automatyzacja działań. Usprawnienie powtarzalnych czynności pozwala na skupienie się na najważniejszych działaniach i może obejmować:
- program do poczty e-mail, który grupuje przychodzącą pocztę według kontrahentów i współpracowników. Dzięki temu szybko odnajdziemy ją chronologicznie w utrzymaniu w odpowiedniej kartotece klienta lub projektu;
- komunikację z klientami przez szablony korespondencji. Dzięki aplikacji low-code możemy niemal automatycznie generować indywidualne oferty i dostarczać je klientom w wybrany przez nich sposób – przez e-mail, sms, stronę www.
- zdefiniowanie wzorców powtarzalnych projektów – standardowe projekty w dobrze dopasowanym systemie mogą inicjować zestaw odpowiednich zleceń do wykonania. W efekcie oszczędzasz czas, eliminując zbędne klikanie i wprowadzanie powtarzalnych danych;
- rozdzielanie pracy pomiędzy poszczególne osoby. Pracownicy odpowiedzialni za zlecenia mogą samoczynnie otrzymywać powiadomienia i na swoich stronach startowych widzieć nowe prace do wykonania. System workflow może sam czuwać nad terminowością, przepływem informacji oraz alarmować o nowych zadaniach, np. dzięki monitoringom i powiadomieniom o zbliżającym się deadlinie;
- automatyczne uzupełnianie danych firmy na podstawie NIP, co oszczędza czas poświęcony na ręczne wpisywanie informacji oraz wyklucza ryzyko błędu.
Cel jest jasny: zwiększenie efektywności, obniżenie kosztów i poprawa jakości dostarczanych usług i produktów. W wyniku automatyzacji przedsiębiorstwa mogą zaoszczędzić czas i pieniądze. Jakiekolwiek reformy wprowadzisz w swojej firmie, system bs4 core zaprojektowaliśmy po to, aby aktywnie je wspierać i pomóc Ci skalować Twój biznes.
Cięcie kosztów? Analiza rentowności klienta
Przygotowywanie raportów kosztów
Wykresy są ważnym narzędziem do wizualizacji danych i umożliwiają szybkie zrozumienie trendów, zależności i wartości liczbowych. Dzięki temu można łatwiej podejmować decyzje biznesowe i monitorować postęp w realizacji celów. Również wtedy, gdy trzeba przetrwać trudniejszy okres w gospodarce.
Dobre oprogramowanie potrafi zestawić ponoszone koszty obsługi klienta z przychodami, które mamy ze współpracy, a także z potencjałem, jaki ma kontrahent. Jeśli zdecydujesz, aby doraźnie obniżyć koszty, niezbędna będzie wiedza gdzie ciąć. Być może należy zminimalizować nakłady ponoszone na utrzymywanie dobrych relacji z klientami? Zredukować rabaty lub bonusy handlowe? Ograniczyć dostęp do produktów demo i rozdawać mniej gadżetów reklamowych? Analiza rentowności klienta jest często wykorzystywana w działach marketingu i sprzedaży, aby pomóc w identyfikacji i targetowaniu najbardziej opłacalnych segmentów rynku.
Tworzenie wizualizacji i analiz danych
Wiele kosztów jest niewymiernych, jeśli nie masz dobrej platformy, która zbiera statystyki i tworzy raporty. Korespondencja e-mailowa, rozmowy telefoniczne, obsługa nieuzasadnionych reklamacji, delegacje i diety – to wszystko kosztuje. Na podstawie wybranych przez Ciebie danych taka platforma, jak bs4 core, potrafi oszacować wydatki w przedsiębiorstwie. Przy integracji z Twoim systemem ERP (w którym wystawiane są faktury) w jednym miejscu otrzymujemy pełen obraz rentowności klienta. Wówczas możesz zrobić użytek z reguły optimum Pareto lub starego powiedzenia marketingowców, że połowa wydatków ponoszonych na marketing jest niepotrzebna (tylko nie wiadomo, która połowa).
Prognozowanie budżetu
Raporty i wykresy kosztów w systemach low-code mogą być wykorzystywane również do określenia prognoz kosztów i planowania budżetu, korzystając z:
- systemów księgowych,
- bazy danych,
- arkuszy kalkulacyjnych.
Dzięki możliwości tworzenia i analizowania niestandardowych raportów kosztów, systemy low-code pomagają w zoptymalizowaniu wydatków i lepszej kontroli nad kosztami w przedsiębiorstwie. Managerowie, analitycy i pracownicy działu finansowego dostają narzędzie, dzięki któremu ich decyzje biznesowe są podejmowane bardziej świadomie, na podstawie szerokich, rzetelnych danych.
Zabezpieczenie dorobku firmy
Aby przetrwać kryzys, firmy muszą szybko reagować i wprowadzać odpowiednie działania. Ważne jest, aby zachować elastyczność, umiejętnie dostosowywać się do zmian i tym samym móc utrzymać dodatni wynik finansowy w trudnych czasach. Jeśli to nie jest Twój pierwszy kryzys, jaki musisz przetrwać, zarządzając firmą, to być może masz spokojne podejście do tematu – trzeba po prostu go przeczekać i zabezpieczyć wszystko, co do tej pory udało się osiągnąć i wypracować.
Warto wybrać odpowiednie narzędzie w zależności od potrzeb i wymagań firmy. Taki system powinien zapewnić skuteczne zarządzanie danymi i umożliwić szybki dostęp do niezbędnych informacji. Warto również pamiętać o bezpieczeństwie danych, czyli ochronie przed nieautoryzowanym dostępem czy też utratą danych. Dobre oprogramowanie low-code rejestruje wszystkie działania w jednej, centralnej bazie danych:
- aktywności, czyli telefony, maile, komunikaty;
- oferty, umowy i faktury;
- zlecenia i projekty;
- zadania pracowników, ich notatki ze spotkań oraz nieobecności.
Wszystko jest w systemie i nie zginie! Gdy w Twojej firmie pojawią się nowi pracownicy lub dodatkowi handlowcy, będą mogli natychmiast ruszyć z pracą. Wystarczy, że zapoznają się z historią kontaktów z poszczególnymi klientami. Z systemu będą wiedzieli, którzy klienci mają największy potencjał, a którzy zostali zaniedbani.
80% firm ma CRM, ale czy są efekty?
Według raportu Gartner Digital Markets (Software Market Insights: Customer relationship Management (CRM)) z 2022 r. 80% firm pracuje na oprogramowaniu CRM. Zatem jest bardzo prawdopodobne, że masz już system do zarządzania relacjami z klientami. Być może jest już w firmie od lat i… jakoś działa. Pracownicy są do niego przyzwyczajeni (i przy okazji do jego wad również).
Jednak warto pamiętać, że świat się zmienia, a rynek oprogramowania nieustająco się rozwija. Wyrosły kolejne pokolenia użytkowników, którzy stali się Twoimi pracownikami i mają duże wymagania w stosunku do aplikacji komputerowych. Muszą być proste i intuicyjne w obsłudze, przyjemne w korzystaniu. W przeciwnym razie po prostu nie będą chcieli z nich korzystać i wprowadzać użytecznych danych.
Kiedy warto zastanowić się nad zmianą oprogramowania na nowe?
Jeśli obecne oprogramowanie nie jest już w stanie spełnić wymagań biznesowych firmy, to może być czas na zmianę na nowe narzędzie. Jest kilka czynników, które warto wziąć pod lupę i przeanalizować w odniesieniu do własnego biznesu.
Poprawa efektywności
Oprogramowanie powinno być w stanie wykonywać wszystkie żądane funkcje i procesy biznesowe. Warto również brać pod uwagę funkcjonalności, które będą potrzebne w przyszłości. Nowocześniejsze oprogramowanie zapewni takie rozwiązania, które umożliwiają szybsze i łatwiejsze wykonywanie określonych zadań oraz elastyczność na zmiany i wprowadzanie nowych funkcji. Poprawa efektywności może odnosić się do:
- funkcji automatyzujących procesy, takie jak schematy biznesowe i powtarzalne zadania;
- zoptymalizowania oprogramowania pod kątem użyteczności i prostoty interfejsu;
- skalowalności i dostosowywania platformy do zmieniających się potrzeb biznesowych.
Bezpieczeństwo
W dzisiejszych czasach oprogramowanie powinno być bezpieczne i chronić informacje przed nieuprawnionym dostępem. Najnowsze platformy typu low-code:
- są odporne na cyberataki i złośliwe oprogramowanie;
- zapobiegają kradzieży danych i uszkodzeniom systemów;
- posiadają mechanizmy autentykacji i uwierzytelniania, które umożliwiają określenie, czy osoba lub aplikacja jest uprawniona do uzyskania dostępu do danych i zasobów.
Integracja z innymi narzędziami
Oprogramowanie powinno być w stanie współpracować z innymi narzędziami i aplikacjami, a dla nowoczesnego systemu takie podejście jest standardem. Łatwiejsza integracja z innymi narzędziami i systemami biznesowymi ma na celu stworzenie spójnej infrastruktury IT, a co za tym idzie:
- centralne zarządzanie danymi i procesami;
- unikanie powtarzalnych działań i skrócenie czasu potrzebnego na wykonywanie zadań;
- lepsza współpraca pomiędzy różnymi działami i zespołami w organizacji.
Aktualizacja technologiczna
Jeśli obecne oprogramowanie jest zbudowane na przestarzałych technologiach, może stanowić poważne zagrożenie dla bezpieczeństwa i wydajności systemu. Najnowsze platformy dostosowują się do zmieniających się potrzeb biznesowych. Dzięki aktualizacji:
- użytkownicy mogą korzystać z najnowszych funkcji i usprawnień;
- system posiada maksymalną wydajność i funkcjonalność.
Poprawa użyteczności
Najnowsze oprogramowanie jest projektowane tak, aby było łatwe w użyciu i zrozumiałe dla użytkownika, co pozwala na szybsze i łatwiejsze wykonywanie zadań przy jednoczesnym dużym komforcie pracy. Starsze systemy niejednokrotnie są bardziej skomplikowane i czasochłonne, co rodzi frustrację ich użytkowników. Bardziej intuicyjne i łatwiejsze w użyciu oprogramowanie ma wiele zalet:
- charakteryzuje się prostą i przejrzystą nawigacją, jasnymi instrukcjami i łatwymi do zrozumienia ikonami;
- użytkownicy nie muszą tracić czasu na uczenie się jego obsługi, co pozwala im na skupienie się na wykonywaniu swoich zadań;
- może być dostępne w wersji mobilnej, co pozwala na wykonywanie zadań i dostęp do danych z dowolnego miejsca i o dowolnej porze.
Wdrożenie nowego oprogramowania
Platformy low-code są wdrażane zwinnie – w kolejnych, krótkich przyrostowych iteracjach. Widzisz, jak system jest dostosowywany do Twoich potrzeb. Metoda wdrożenia oprogramowania oparta na agile to jedna z najbardziej efektywnych i elastycznych metod, która pozwala na szybką reakcję na zmiany i zapewnia lepszą jakość oprogramowania.
Mówią, że plany są niczym, a planowanie jest wszystkim. Ważne jest, aby dokładnie przemyśleć i przeanalizować potrzeby Twojego biznesu i potencjalne korzyści płynące z inwestycji. Wówczas przekonasz się, że jest to rozwiązanie, które w dłuższej perspektywie przyniesie korzyści. Pamiętaj: sukces to maksymalne wykorzystanie możliwości, jakie masz.
Usprawnij swoją firmę i bądź w najlepszej formie, gdy znów wkroczysz do akcji!
