Wprowadzenie #
W programie Ksefopis można definiować dowolne etapy obiegu faktur.
Etapy służą do sterowania procesem akceptacji, płatności, odrzucania oraz automatycznego przekazywania dokumentów pomiędzy kolejnymi fazami workflow.
Każdy etap:
- może mieć własną nazwę,
- posiada określony rodzaj etapu,
- posiada warunki, które muszą być spełnione aby obowiązywał,
- określa, co można edytować na tym etapie,
- określa, kto jest uprawniony do faktur na tym etapie,
- określa, kto ma otrzymać powiadomienia o fakturze na tym etapie,
- jest przetwarzany według ustalonej kolejności.
Spis treści #
Kolejność przetwarzania etapówRodzaje etapów
- 1. Dział / podmiot
- 2. Rodzaj główny dokumentu
- 3. Rodzaj faktury
- 4. W koszty / na magazyn
- 5. Widełki kwotowe
- 6. Forma płatności deklarowana przez pracownika
- 7. Czy zapłacono?
- 8. Opis kosztu
- 9. Kategoria kosztu
- 10. Osoba zgłaszająca koszt
Warunki wynikające z powiązań faktury
Kolejność przetwarzania etapów #
Każdy etap obiegu posiada własny numer kolejny określający, w jakiej kolejności etap będzie sprawdzany. Gdy warunki obowiązywania etapu są spełnione, przetwarzanie kolejnych etapów zatrzymuje się na bieżącym etapie.
Po wykonaniu etapu kolejne etapy są przetwarzane według numerów kolejnych – pod warunkiem, że dla etapu nie wskazano konkretnego, innego etapu jako następny.
Rodzaje etapów #
Podczas dodawania etapu należy określić jego rodzaj. Można zdefiniować wiele etapów dla każdego rodzaju.
Dostępne rodzaje etapów #
1. Zbiera akceptacje #
Etap służący do akceptowania faktury przez użytkowników.
Na tym etapie:
- wskazani użytkownicy muszą zaakceptować dokument,
- faktura oczekuje na wymagane akceptacje,
- dopiero po zebraniu akceptacji faktura może przejść dalej.
2. Do zapłacenia #
Etap przeznaczony dla faktur oczekujących na płatność.
Na tym etapie:
- faktura pozostaje do momentu rozliczenia płatności,
- po rozliczeniu możliwe jest dalsze przejście workflow.
3. Zakończony #
Etap kończący obieg faktury.
Na tym etapie:
- workflow dokumentu zostaje zakończony,
- faktura nie przechodzi już do kolejnych etapów,
- dokument jest uznawany za obsłużony.
4. Do odrzucenia #
Etap pośredni przed definitywnym odrzuceniem dokumentu.
Etap służy do:
- wyjaśnienia problemów z dokumentem,
- kontaktu z dostawcą,
- analizy błędów,
- cofnięcia lub poprawy dokumentu.
Na tym etapie faktura:
- nie jest jeszcze definitywnie odrzucona,
- może zostać przywrócona do wcześniejszego etapu,
- może zostać ostatecznie odrzucona.
5. Odrzucony #
Etap kończący workflow negatywnie.
Umowne założenia są takie, że na tym etapie:
- faktura jest definitywnie odrzucona,
- dokument nie będzie księgowany,
- workflow zostaje zakończony.
6. Skok #
Etap techniczny służący do automatycznego przechodzenia pomiędzy etapami.
Cechy etapu:
- workflow nigdy się na nim nie zatrzymuje,
- nie wymaga akceptacji,
- służy do automatycznego przekierowania dokumentu,
- działa wyłącznie po spełnieniu określonych warunków.
Etap „Skok” umożliwia:
- budowanie rozgałęzień workflow,
- automatyczne przekierowanie dokumentów,
- tworzenie alternatywnych ścieżek obiegu.
Warunki obowiązywania etapu #
Dla każdego etapu należy określić warunki, jakie musi spełniać faktura, aby etap obowiązywał.
Zasada działania warunków #
Jeżeli:
- nie wybrano warunków – etap zawsze zacznie obowiązywać (wyjątek – rodzaj “do zapłacenia”)
- wybrano jeden warunek — musi być spełniony,
- wybrano kilka warunków — wszystkie muszą być spełnione jednocześnie.
Warunki działają zgodnie z logiką AND. Oznacza to, że:
- każdy zaznaczony warunek musi być prawdziwy,
- brak spełnienia choćby jednego warunku powoduje, że etap nie obowiązuje.
Rodzaje warunków #
1. Dział / podmiot #
Warunek pozwala określić:
- dla jakiego podmiotu obowiązuje etap.
Stosowany jest w przypadku wielu spółek, wielu firm obsługiwanych w jednym systemie.
Po włączeniu warunku etap będzie obowiązywał wyłącznie dla faktur przypisanych do wskazanego podmiotu.
2. Rodzaj główny dokumentu #
Możliwe wartości:
- koszt z KSeF,
- koszt spoza KSeF.
Etapy obiegu faktur nie dotyczą faktur sprzedażowych.
3. Rodzaj faktury #
Można określić, dla jakich rodzajów faktur obowiązuje etap.
Dostępne rodzaje:
- faktura podstawowa,
- faktura korygująca,
- faktura zaliczkowa,
- faktura zaliczkowa końcowa,
- faktura uproszczona,
- korekta faktury zaliczkowej,
- korekta faktury zaliczkowej końcowej.
Można wybrać:
- jeden rodzaj,
- kilka rodzajów jednocześnie.
Etap obowiązuje wtedy, gdy faktura spełnia wskazany typ dokumentu.
4. W koszty / na magazyn #
Warunek określa:
- czy dokument został opisany jako koszt,
- czy dokument został skierowany na magazyn.
Wynika sprawdzenia wynika z pola wybranego przez użytkownika w karcie faktury.
5. Widełki kwotowe #
Można określić:
- kwotę netto od,
- kwotę netto do.
Cechy warunku:
- wartości podawane są w PLN,
- dotyczy całkowitej wartości netto faktury,
- VAT nie jest uwzględniany.
Etap obowiązuje wtedy, gdy:
- kwota netto faktury mieści się w określonym przedziale.
6. Forma płatności deklarowana przez pracownika #
Warunek dotyczy form płatności określanych w programie Ksefopis.
Dostępne wartości:
- opłacona przez pracownika do zwrotu,
- opłacona przez pracownika nierozliczana,
- opłacona z kasy w firmie,
- opłacona kartą służbową pracownika,
- opłacona kartą firmową wspólną,
- zapłacone przelewem,
- do zapłaty przez firmę,
- kompensata między firmami,
- nie dotyczy,
- anulowana,
- inna.
Uwaga:
Są to wartości definiowane w programie Ksefopis, a nie dane pobierane z platformy KSeF.
7. Czy zapłacono? #
Warunek pobierany z platformy KSeF.
Możliwe wartości:
- tak,
- nie, brak informacji.
Wartość zależy od:
- danych przekazanych przez wystawcę faktury do KSeF.
8. Opis kosztu #
Warunek sprawdza:
- czy opis kosztu został wprowadzony,
- czy opis kosztu nie istnieje.
9. Kategoria kosztu #
Warunek umożliwia sprawdzanie:
- czy przypisano kategorię kosztu,
- czy nie przypisano kategorii,
- czy przypisano konkretną kategorię.
10. Osoba zgłaszająca koszt #
Warunek pozwala określić:
- czy osoba zgłaszająca koszt jest znana,
- czy osoba należy do konkretnej grupy użytkowników.
Możliwe warianty:
- osoba nieznana,
- osoba znana,
- osoba należy do wskazanej grupy.
Informacja ta:
- jest definiowana w programie Ksefopis,
- nie pochodzi z platformy KSeF.
Warunki wynikające z powiązań faktury #
11. Powiązanie z kosztem cyklicznym #
Możliwe warianty:
- brak powiązania z kosztem cyklicznym,
- powiązanie istnieje,
- powiązanie z kosztem cyklicznym ale niezgodne z umową/zamówieniem,
- powiązanie z kosztem cyklicznym – zgodne z umową.
Warunek umożliwia:
- obsługę abonamentów,
- kontrolę kosztów cyklicznych,
- automatyczne workflow dla usług stałych.
12. Powiązanie z projektem #
Możliwe warianty:
- brak powiązania,
- powiązanie istnieje.
13. Powiązanie z MPK #
Warunek dotyczy:
- miejsca powstawania kosztu (MPK).
Możliwe warianty:
- brak powiązania,
- powiązanie istnieje.
Warunki dotyczące dostawcy #
14. Status kontrahenta #
Możliwe statusy kontrahenta:
- nowy kontrahent,
- kolejny zakup,
- kontrahent zaufany.
Status „zaufany” dla kontrahenta nadawany jest na podstawie liczby i sumy zakupów od danego dostawcy. Te parametry są określane w kartotece dostawcy.
15. Kontrahent poufny #
Warunek określa:
- czy dostawca został oznaczony jako poufny.
Możliwe warianty:
- kontrahent poufny,
- kontrahent zwykły.
Informacja pochodzi z:
- kartoteki dostawcy w systemie.
Ten warunek umożliwia tworzenie innej obsługi na przykład dla faktur B2B od współpracowników (samozatrudnienie)
Określanie kolejnego etapu #
Dla każdego etapu można opcjonalnie wskazać:
- do jakiego etapu ma przejść faktura po wykonaniu bieżącego etapu.
Działanie pola „Przejdź do etapu” #
Jeżeli pole pozostanie puste: #
- program rozpocznie analizę kolejnych etapów zgodnie z numerem kolejnym etapów.
Jeżeli wskazano konkretny etap: #
- system przejdzie bezpośrednio do wskazanego etapu.
Pozwala to:
- wymuszać konkretne ścieżki workflow,
- tworzyć rozgałęzienia procesu,
- budować alternatywne scenariusze obiegu.
Warunki wykonania przejścia #
Co to znaczy “wykonanie bieżącego etapu”?
Przejście do kolejnego etapu nastąpi wyłącznie wtedy, gdy:
- warunki wejścia do etapu były spełnione i etap zaczął obowiązywać
- w przypadku etapu “Zbiera akceptacje” – zebrano akceptacje
- w przypadku etapu “Do zapłacenia” – faktura jest zapłacona
- w przypadku etapu “Skok” – od razu
