bs4 core Documentation

Rozliczanie płatności za faktury zakupowe

7 min read

Wprowadzenie #

Faktura pobrana z KSeF może zawierać informacje z KSeF dotyczące płatności, takie jak:

  • forma płatności,
  • termin płatności,
  • kwota pozostająca do zapłaty.

Program Ksefopis wyświetla te informacje na karcie faktury, ale traktuje je wyłącznie informacyjnie.

Ostateczna decyzja, czy faktura:

  • została zapłacona,
  • wymaga zapłaty,
  • została rozliczona częściowo,
  • została skompensowana,

należy do użytkownika programu Ksefopis.

To użytkownik potwierdza w systemie, że faktura została zapłacona lub rozliczona.

Spis treści #

Sposoby rozliczenia fakturyMetoda 1 – oznaczenie faktury jako zapłaconej

Metoda 2 – rozliczanie na podstawie wyciągu bankowego

Metoda 3 – kompensata dokumentów

Sposoby rozliczenia faktury #

Program Ksefopis umożliwia kilka sposobów rozliczenia faktury zakupowej.

Dostępne metody to:

  1. oznaczenie faktury jako zapłaconej poprzez kliknięcie,
  2. powiązanie faktury z pozycją wyciągu bankowego,
  3. kompensata dokumentów,
  4. obsługa płatności przez koszyk zleceń.

Metoda 1 – oznaczenie faktury jako zapłaconej #

Przeznaczenie metody #

Najprostszą metodą rozliczenia faktury jest ręczne potwierdzenie, że faktura została zapłacona.

Można jej użyć, gdy:

  • faktura została zapłacona gotówką,
  • faktura została zapłacona inną metodą,
  • użytkownik chce szybko potwierdzić zapłatę,
  • nie ma potrzeby dokładnego wiązania płatności z operacją bankową.

Oznaczenie faktury jako zapłaconej z pulpitu #

Faktury oczekujące na zapłatę pojawiają się w osobnym zestawieniu na pulpicie.

Aby oznaczyć fakturę jako zapłaconą:

  1. Wejdź na pulpit.
  2. Odszukaj zestawienie faktur do zapłacenia.
  3. Zaznacz checkbox przy jednej lub kilku fakturach.
  4. Kliknij przycisk „Zapłacone”.

Po wykonaniu tej operacji:

  • zaznaczone faktury zostaną uznane za zapłacone,
  • zobowiązanie zostanie rozliczone,
  • faktury znikną z listy faktur do zapłacenia,
  • program zacznie szukać kolejnego etapu obiegu faktury.

Oznaczenie faktury jako zapłaconej z karty faktury #

Fakturę można rozliczyć również bezpośrednio z jej karty.

Aby to zrobić:

  1. Otwórz kartę faktury.
  2. Przejdź do sekcji „Rozliczenia”.
  3. Kliknij przycisk „Zapłacono gotówką”.

Po kliknięciu:

  • faktura zostanie uznana za zapłaconą,
  • zobowiązanie wynikające z faktury zostanie wyzerowane,
  • faktura opuści etap „Do zapłacenia”, jeśli znajdowała się na takim etapie.

Szczegóły płatności #

Na karcie faktury w sekcji „Rozliczenia” dostępny jest przycisk „Szczegóły płatności”.

Po kliknięciu użytkownik przechodzi do podstrony poświęconej wyłącznie rozliczeniom danej faktury.

Na stronie szczegółów płatności można odnotować wpłatę:

  • w pełnej kwocie faktury,
  • w częściowej kwocie faktury.

Odnotowanie częściowej płatności #

W przypadku częściowej płatności użytkownik podaje kwotę, która została zapłacona.

Program:

  • odejmie podaną kwotę od całkowitego zobowiązania,
  • zaktualizuje kwotę pozostającą do zapłaty,
  • pozostawi fakturę nierozliczoną, jeśli nadal pozostaje saldo do zapłaty.

Opcja jest przydatna przy fakturach opłacanych w ratach.

Dane możliwe do podania przy rozliczeniu #

Podczas odnotowania płatności można podać:

  • kwotę wpłaty,
  • datę wpłaty,
  • opis tekstowy dotyczący rozliczenia,

Ograniczenia metody ręcznej #

Ręczne oznaczenie faktury jako zapłaconej jest szybkie, ale ma ograniczenia.

Przy dużej liczbie faktur może być trudniej ustalić historycznie:

  • jakim przelewem faktura została zapłacona,
  • z jakiego rachunku wykonano płatność,
  • kiedy dokładnie wykonano przelew,
  • jaka operacja bankowa odpowiadała za rozliczenie,
  • jakie były okoliczności zapłaty.

Dlatego przy większej liczbie dokumentów zalecane jest rozliczanie faktur na podstawie wyciągu bankowego.

Metoda 2 – rozliczanie na podstawie wyciągu bankowego #

Przeznaczenie metody #

Rozliczanie na podstawie wyciągu bankowego pozwala powiązać fakturę z konkretną operacją bankową.

Dzięki temu wiadomo dokładnie:

  • jakim przelewem faktura została zapłacona,
  • kiedy wykonano płatność,
  • jaka kwota została przelana,
  • z jaką pozycją wyciągu bankowego powiązano fakturę.

Wejście do pulpitu rozliczania faktur #

Aby rozpocząć rozliczanie na podstawie wyciągu bankowego:

  1. Wejdź na stronę „Płatności”.
  2. Kliknij przycisk „Pulpit rozliczania faktur”.

Krok 1 – wgranie wyciągu bankowego #

Pierwszym krokiem jest wgranie wyciągu bankowego w formacie MT940.

Większość systemów bankowych (zwykle firmowe rachunki bankowe w wyższym pakiecie) umożliwia eksport wyciągu w tym formacie tekstowym (nie jest to PDF).

Plik z wyciągiem bankowym może mieć rozszerzenie:

  • .STA lub .txt.

Aby wgrać wyciąg:

  1. Przygotuj plik wyciągu bankowego w formacie MT940.
  2. Wejdź na stronę „Pulpit rozliczania faktur”.
  3. Wgraj plik do programu Ksefopis.

Automatyczne pobranie operacji płatniczych #

Po wgraniu pliku program:

  • odczytuje wszystkie operacje płatnicze z wyciągu,
  • zapisuje pozycje wyciągu w systemie,

Automatyczne kojarzenie płatności z fakturami – po ID Ksefopisu #

Program próbuje powiązać pozycje wyciągu bankowego z fakturami na podstawie unikalnego ID programu Ksefopis, które jest w tytule operacji, zaczyna się od bs4trid a kończy na „9”. To ID jest wstawiane do przelewu, gdy zlecamy go przez koszyk zleceń przelewów programu Ksefopis.

Jeżeli program znajdzie takie ID w operacji w wyciągu, poszuka pozycji w koszyku zleceń i stamtąd ustali jakie faktury były płacone tym przelewem.

Automatyczne kojarzenie płatności z fakturami – po numerze faktury, kwocie i numerze konta #

Program sprawdza na jaki rachunek bankowy był dokonany przelew. Szuka faktury, która oczekuje na zapłatę i ma ten sam numer konta bankowego w swoich danych. Wśród faktur, które znajdzie sprawdza, która z nich ma kwotę i walutę do zapłacenia takie same jak w płatności z wyciągu. Gdy znajdzie, porównuje jeszcze czy w tytule operacji występuje numer faktury. Dopiero wtedy powiązuje płatność z fakturą.

Automatyczne kojarzenie płatności z fakturami – przez AI #

Jeżeli w abonamencie mamy AI, sztuczna inteligencja próbuje powiązać płatności z fakturami do zapłacenia po tytule operacji, dacie, kwocie. Powiązania, które wytypuje pojawią na specjalnej stronie do ręcznego potwierdzenia przez użytkownika.

Automatyczne kojarzenie płatności z fakturami – po fragmencie specyficznym dla kontrahenta #

Niektóre płatności dla kontrahentów są cyklicznie zdejmowane z firmowej karty płatniczej, której wyciąg z subkonta bankowego również importujemy w Ksefopis. Niestety na wyciągu w takich przypadkach nie ma konta bankowego kontrahenta i rzadko w tytule operacji podany jest numer faktury. Takich płatności nie zlecamy również przez koszyk zleceń ksefopisu (karta jest cyklicznie obciążana automatycznie).

W takim przypadku można zauważyć, że na każdym obciążeniu karty jest unikalny, charakterystyczny ciąg znaków – który jest stały dla danej płatności cyklicznej. Np. dla reklam google opłacanych co miesiąc może to być: ADSxxxxxxx. W Ksefopis należy w karcie kontrahenta (Np. Google Ireland Limited) w polu „Unikalny fragment na pozycji wyciągu” wpisać powyższy tekst ADSxxxxxx. Ksefopis będzie wtedy w importowanych operacjach bankowych w tytule operacji szukać tej frazy. Jeśli znajdzie, uzna, że płatność dotyczy tego kontrahenta i spróbuje automatycznie powiązać niezapłacone faktury od tego sprzedawcy (chronologicznie wg daty wystawienia) z płatnością – jedną lub kilka tak aby uzyskać zgodność kwoty z wyciągu z kwotą lub sumą kwot z faktur.

Potwierdzanie powiązań #

Po automatycznym powiązaniu użytkownik przechodzi do specjalnej strony, na której potwierdza trafność skojarzeń.

Użytkownik powinien sprawdzić:

  • czy wskazana faktura odpowiada operacji bankowej,
  • czy kwota się zgadza,
  • czy numer dokumentu lub tytuł płatności pasuje do faktury,
  • czy rachunek bankowy odpowiada dostawcy.

Jeżeli użytkownik potwierdzi, że rozliczenie zostało prawidłowo zbudowane:

  • faktura zostanie uznana za rozliczoną,
  • płatność zostanie powiązana z fakturą,
  • dokument może opuścić etap „Do zapłacenia”.

Ręczne powiązanie pozycji wyciągu z fakturą #

Może się zdarzyć, że tytuł przelewu lub dane operacji nie pozwalają jednoznacznie powiązać pozycji wyciągu z fakturą.

W takiej sytuacji użytkownik może wykonać powiązanie ręcznie.

Aby ręcznie powiązać operację:

  1. Odszukaj pozycję wyciągu bankowego.
  2. Wskaż fakturę, którą chcesz rozliczyć tą wpłatą bankową.
  3. Zatwierdź powiązanie.

Po zatwierdzeniu:

  • pozycja wyciągu zostanie powiązana z fakturą,
  • płatność zostanie uwzględniona w rozliczeniu,
  • faktura zostanie rozliczona w całości lub częściowo, zależnie od kwoty operacji.

Metoda 3 – kompensata dokumentów #

Przeznaczenie kompensaty #

Kompensata służy do rozliczania dokumentów bez wykonywania płatności do dostawcy.

Stosuje się ją np. wtedy, gdy:

  • nie zapłacono dostawcy za fakturę,
  • została wystawiona korekta,
  • dwa dokumenty powinny zostać rozliczone wzajemnie,
  • faktura zakupowa i korekta zakupu znoszą się częściowo lub całkowicie.

Przykład zastosowania #

Jeżeli dostawca wystawił fakturę zakupową, a następnie korektę do tej faktury, można powiązać oba dokumenty.

W takim przypadku zobowiązanie z faktury może zostać pomniejszone lub wyzerowane przez korektę.

Wykonanie kompensaty #

Aby wykonać kompensatę dokumentów, należy skorzystać z opcji:

„Dokonaj kompensaty faktur”

Po wykonaniu kompensaty:

  • dwa dokumenty zostaną ze sobą powiązane,
  • saldo zobowiązania zostanie odpowiednio zmniejszone,
  • faktura może zostać uznana za częściowo lub całkowicie rozliczoną.
Updated on 28 lipca, 2026

What are your feelings

  • Happy
  • Normal
  • Sad
Table Of Contents